Dit zit er allemaal in Office 2019

We kijken vooruit naar de aankomende versie van Microsoft Office.

Verbeteringen die je nu aantreft in de doorlopende versie Office 365, vinden ook hun weg naar het model met de eenmalige licentie: Office 2019. We kijken vast vooruit naar het pakket dat later dit jaar verschijnt.

Dit zit er allemaal in Office 2019

We kijken vooruit naar de aankomende versie van Microsoft Office.

In de tweede helft van dit jaar is het weer eens tijd voor de nieuwe versie van de abonnementsloze Microsoft Office. Het bedrijf noemt deze versie 'perpetual', omdat je er eenmalig voor betaalt en dan een eeuwigdurende licentie krijgt. Hij krijgt geen grote upgrades tot de volgende versie van Office. Dat staat in schril contrast met Office 365, waarvoor je maandelijks of jaarlijks betaalt en die wel constant wordt bijgewerkt.

Microsoft vertelt niet veel over de features die worden toegevoegd in Office 2019, behalve hier en daar wat vage hints. In een summiere blogpost over de release, gaf Office-chef Jared Sparator weinig informatie over de inhoud, en stelde hij dat de software nieuwe features voor de inking-functionaliteit bevat, nieuwe formules en grafieken heeft voor Excel en nieuwe animaties verschijnen binnen PowerPoint.

Zelfde codebase 365 en 2019

Microsoft ontwikkelt geen losse codebase voor Office 2019 en 365, waardoor er waarschijnlijk geen features zullen verschijnen voor de losse versie die je niet hebt in Office 365. Ook weten we daardoor vrij zeker dat Office 2016 daarom dezelfde features zal bevatten die tussen het verschijnen van Office 2016 en nu zijn toegevoegd aan de cloudversie.

Daarom hebben we gekeken naar de updates van Office 365, de belangrijke features bekeken, gekeken naar wat Microsoft daarover heeft gezegd en gebaseerd daarop kunnen we kijken naar wat we ongeveer kunnen verwachten in de aankomende versie. We kijken in dit artikel naar deze features en hoe ze functioneren. Dit is geen garantie dat Office 2019 honderd procent hetzelfde zal zijn als we hier beschrijven, maar we zullen er niet ver naast zitten.

Realtime samen in Excel werken

Met de komst van Office 2016 kregen Word, PowerPoint en OneNote online collaborationtools. Met die tools kunnen gebruikers tegelijk in hetzelfde document werken, zolang deze maar zijn geparkeerd in OneDrrive of SharePoint. In juli vorig jaar werd dit in Office 365 ook toegevoegd aan Excel en daarmee ligt het zeer voor de hand dat we deze functionaliteit zullen aantreffen in Office 2019.

Als je Word, PowerPoint of OneNote al op deze manier gebruikt, zal je Excel's versie meteen herkennen, omdat de realtime tools daar hetzelfde werken. Als je samen een werkmap wilt bewerken, klik je rechtsboven op de knop +Delen. Dat opent een venster met instellingen voor de koppeling die je wilt verzenden, zodat je deelnemers kunt kiezen, bewerkingsfunctionaliteit toestaat en een eventuele verloopdatum instelt waarna die rechten voor derden vervallen.

Als de ontvangers de uitnodiging accepteren en in de werkmap aan de slag gaan, zie je een gekleurde cursor in het veld dat ze bewerken. Elke persoon die meewerkt krijgt een andere kleur. Andersom zien zij jouw cursor in een andere kleur en de bewerkingen die jij maakt. Als je jouw cursor op die van een andere zet, zie je meteen wie die ander is, zodat het nog makkelijker te zien is waar andere mee bezig zijn. Dit gebeurt in principe in realtime, afhankelijk van de snelheid van de verbinding van anderen, waardoor je soms wat lag ervaart.

Nieuwe grafieken en formules

Jared Sparato's blogpost over Office 2019 repte onder meer over nieuwe formules en grafieken die het makkelijker maken om data-analyse toe te passen binnen Excel. Hij zei er niet bij om welke het gaat, maar de kans is groot dat het dezelfde zijn die februari 2016 zijn verschenen in Excel tijdens een grote update aan Office 365. Daarbij verschenen er zes nieuwe functies om formules te bewerken.

De functies TEXTJOIN en CONCAT zorgen ervoor dat je strings kunt combineren van een zeker celbereik met of zonder scheidingsteken als een komma die twee items van elkaar scheidt. Je hoeft alleen maar te verwijzen naar het bereik, een scheidingsteken specificeren en Excel doet de rest. Twee andere functies die zijn toegevoegd zijn IFS en SWITCH-functies waarmee je een serie voorwaarden definieert om een bepaalde opdracht uit te voeren. De laatste twee, MAXIFS en MINIFS maken het makkelijker om data te filteren en berekenen. In dit blog lees je meer over deze functies.

Wat grafieken betreft, kun je in Excel 2019 waarschijnlijk ook trechterdiagrammen gebruiken. Deze werden ook in de update van februari 2016 toegevoegd. Trechterdiagrammen geven waardes in meerdere fases van een proces weer. Ze worden bijvoorbeeld gebruikt om in iedere stap van een verkoopproces de potentiële klanten weer te geven.

Trechter en kaart

Dan zie je bijvoorbeeld de stappen van mogelijke klanten in het begin van het traject op het breedste niveau, tot aan de uiteindelijk gemaakte sales in het smalste deel van de trechter. De waardes verminderen per fase, waardoor de grafiek in zijn geheel de vorm van een trechter heeft. Op deze ondersteuningspagina vind je meer informatie over dit type diagram.

Daarnaast ligt een nieuwe grafiek voor de hand: een kaartdiagram. Deze werd in november 2016 toegevoegd aan Office 365. Deze grafiek gebruik je logischerwijs als je data wilt vergelijken van verschillende geografische regio's, van landen tot postcodegebieden.

Inmiddels is zo'n beetje elke tekstverwerkende feature die je kunt bedenken toegevoegd aan Word. Dus hoe kan Microsoft het nog verder verbeteren? Afgaand op de aanvullingen van Word de afgelopen twee jaar in Office 365 is Microsofts antwoord om het hele schrijfproces aan te pakken en niet alleen het typen zelf. Er is een aanzienlijke kans dat deze methodes ook worden toegevoegd aan Office 2019 als deze in het najaar verschijnt.

Doorlopend opslaan

Automatisch opslaan wordt waarschijnlijk heel stilletjes toegevoegd, terwijl het een van de grootste tijdbespaarders en productiviteitsboosters is. Zoals de naam al aangeeft, slaat deze feature documenten automatisch op. Geen zorg meer over crashes, uitval, en andere storingen. Als er iets mis gaat met Office, komt alles goed. Je hoeft niet te hopen dat de Herstelfunctie het niet opgeslagen document weet te redden, want het document wordt continu opgeslagen.

Er is alleen één addertje onder het gras: de functionaliteit wordt alleen maar ondersteund bij documenten die zijn opgeslagen in online opslag van Microsoft, dus OneDrive, OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online. Dit is weer zo'n voorbeeld van Microsoft die gebruikers steeds met lichte dwang richting zijn online diensten duwt.

Autoherstel

Dat is heel anders dat de AutoHerstel-feature die je kent uit Office 2016. Bestanden worden daarmee niet realtime opgeslagen, waardoor je hele lappen tekst kunt verliezen, omdat er elke paar minuten een AutoHerstel-bestand wordt opgeslagen. Bovendien werkt de feature alleen in het geval van een crash en niet elke onverwachte sluiting van een document is een crash.

"AutoHerstel is alleen bedoeld voor niet-geplande onderbrekingen, zoals bij stroomstoringen of wanneer de computer vastloopt. AutoHerstel-bestanden zijn niet zodanig ontworpen dat ze worden opgeslagen wanneer afmelden is gepland of bij normaal afsluiten", zo schrijft Microsoft zelf in dit ondersteuningsdocument. En zelfs als het wel werkt zoals het is ontworpen, kun je dus gegevens verliezen.

Versiebeheer

In Office365 is Automatisch opslaan standaard ingeschakeld en dat zal waarschijnlijk ook gelden voor de functionaliteit in Office 2019. Om het in- of uit te schakelen, zit een knop linksboven in de balk. Dat is een functionaliteit voor mensen die niet per se willen dat iedere wijziging permanent is en zo de controle houden over welke wijzigingen ze willen opslaan.

Maar ook daar is een andere oplossing voor: versiebeheer. Je kunt verschillende versies naast elkaar bekijken en vergelijken en delen die je wilt kopiëren vanaf het ene bestand naar het andere. Of je kunt een oudere versie in zijn geheel herstellen. Om een versie te kiezen, klik je bovenaan op de naam van het document, waarna je Versiebeheer opent.

Spataro's blog over Office 2019 merkt ook op dat er nieuwe visuele animaties verschijnen voor PowerPoint, inclusief Zoom (onder Animaties) en Morphing (onder Overgangen). Met het tabblad Animaties maak je bewegende beelden tussen dia's en binnen in de dia's. Erg eenvoudig in gebruik is het niet en het maken van animaties kan behoorlijk wat tijd opslokken. Met Morphing maak je beweging in overgangen en binnen dia's, maar zonder dat je het tabblad Animaties hoeft te gebruiken.

Het idee is dat je een bestaande dia kopieert en daar wijzigingen in aanbrengt, zoals het verkleinen van elementen of ze te roteren. Als je Morphing vervolgens toepast, maakt PowerPoint een soepele transitie tussen de twee dia's, zodat ze lijken te bewegen. Je vindt deze optie onder Overgangen, naast het tabblad Animaties.

Met Zoom kun je delen van een presentatie koppelen met een soort visuele inhoudsopgave waardoor je snel van de ene pagina naar de andere kunt zoomen. Kies voor Animaties > Zoom en maak een selectie van de elementen die je wilt gebruiken. Je ziet dan een voorbeeld als nieuwe dia en daarmee kun je tijdens een presentatie direct naar de dia bewegen als je erop klikt.

We verwachten verder Ontwerpen en Ontwerpideeën, via de intelligente feature Designer. Dit onderdeel maakt een inschatting als je aangeeft welke woorden en graphics je gebruikt, welk ontwerp van de dia het beste past. Die komen dan beschikbaar in de Ontwerpideeën en je kunt direct verder werken zonder zelf na te hoeven denken over het ontwerp.

Inking-features

Microsoft blijft geloven in de stylus, wat het bedrijf Inking noemt: een pen gebruiken om verfijnde acties uit te voeren op aanraakschermen te werken. Het idee is dat je dat met zowel de stylus of muis als de vinger kunt doen, terwijl je op het scherm een puntgrootte kiest van verschillende virtuele pennen. Er zijn verbeteringen toegevoegd aan Office 365 met Inking die volgens Microsoft ook in Office 2019 hun debuut maken.

Het bedrijf kondigt features aan als "drukgevoeligheid, kanteleffecten en replay". Het is redelijk om aan te nemen dat diverse van deze features uit Office 365 zoals het bewerken van documenten in Word met een stylus - doorhalen van tekst om te verwijderen, omcirkelen om te selecteren, objecten vergroten en verkleinen, effecten als regenboog- en metaalkleuren, en meer - ook in Office 2019 verschijnen.

De feature Replay is een optie om te zien hoe een gebruiker de Inkt-opties heeft toegepast en in welke volgorde. Dat blijkt een heel handige feature te zijn als je bijvoorbeeld een document krijgt met veel aantekeningen die in elkaar overlopen, zodat je van begin tot eind kunt zien hoe de tekst is geredigeerd. Zo kun je het proces en de logica ervan volgen.